Overview

Assistant Administratif Bilingue *OPPORTUNITÉ EN AVIATION* / Bilingual Administrative Assistant *AVIATION OPPORTUNITY* Job at Aston Carter – in Dorval, QC

Equivalent Experience

EXCELLENTE opportunité pour les candidats qui recherchent une opportunité dans l’AVIATION. La motivation et les compétences générales seront vos principaux atouts. Veuillez postuler si vous êtes à la recherche d’un nouveau défi passionnant !

CETTE POSITION NECESSITE UNE PRESENCE AU BUREAU 5 JOUR/SEMAINE – PAS DE TÉLÉTRAVAIL.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS:
Cette personne assistera principalement 2 autres responsables (le responsable de la qualité et le responsable de leur station).

Il travaillera à la réception ;

Il accueillera les clients et les vendeurs et devra s’assurer qu’ils sont enregistrés dans le bâtiment.

Ils doivent s’assurer que tous les visiteurs ont un badge et qu’une personne les accompagne.

Lorsque les visiteurs partent, ils doivent demander à récupérer leur badge et remplir un document sur ce qui a été fait (s’ils sont venus pour une réparation d’entretien des installations).

Ils devront s’assurer que le client est pris en charge, lui offrir du café ou l’amener dans la salle de conférence.

Lorsqu’ils reçoivent des visiteurs pour une conférence, ils doivent s’assurer qu’ils disposent des fournitures (fournitures de bureau, déjeuner pour les visiteurs) et que les salles de conférence sont réservées.

Si les managers voyagent, cette personne devra s’occuper de l’hébergement (hôtel et vol).

Ils peuvent vérifier les dépenses, puis les envoyer au département de la qualité de la facturation.

Ils seront responsables de l’organisation des demandes d’embauche ; ils s’assureront que l’employé commence son processus d’intégration, obtiendront son numéro d’identification, son numéro de courriel, son numéro de compte, son autorisation d’accès, ses écrans, son ordinateur portable et ses fournitures de bureau pour qu’il soit prêt pour son premier jour

Si les nouveaux employés ou les employés actuels ont des problèmes informatiques, ils seront responsables de la coordination des problèmes, de l’envoi d’un ticket et d’une demande par e-mail, de la demande d’accès pour les employés et de l’approbation du responsable.

Ils seront responsables de la commande de fournitures de bureau, en interne (café, papier, encre, fournitures – classeur, stylos), lectures d’imprimante – à des fins de facturation.

Ils gèrent et coordonnent les services de bureau – en ce qui concerne l’entretien intérieur et extérieur du bâtiment ainsi que les services d’impression et de fournitures.

Dans le cadre de la coordination de l’entretien du bâtiment, il leur sera demandé de rechercher de nouveaux fournisseurs, de demander des devis et de les faire approuver par les responsables.

Il leur sera demandé de remplir tous les documents de qualification (certificats de formation, fiches de formation et de qualification qui doivent être à jour), ces informations doivent également être scannées et téléchargées dans le système SAP.

Il peut leur être demandé d’envoyer des e-mails et des notes de bureau.

Il peut leur être demandé d’élaborer des présentations PowerPoint pour des réunions ou des conférences plus importantes.

Ils doivent être à l’aise avec MS Office.

Ils seront également chargés d’aider au suivi des heures productives – il s’agit d’un système de pointage et de s’assurer que tout est à jour dans le système. Les heures qui sont rapportées pour la production doivent apparaître dans le système SAP et ils doivent donc s’assurer qu’elles sont exactes.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS SUPPLÉMENTAIRES:INDISPENSABLE:
1-5+ années d’expérience en tant qu’assistant administratif

Bilingue – anglais/français oral et écrit

MS office

Expérience en Power Point

ATOUT:
SAP

Excel – vlook up/ tableaux croisés dynamiques

Parle allemand

L’ÉQUIPE:
Ils seront en soutien de 4 managers

Le bureau est composé de 8 personnes et l’atelier de 30 employés.

BUREAU:
Du lundi au vendredi : 6h30/ 7h30 – 15h30/4h30, il y a une flexibilité mais il faut venir entre 6h30-7h30.

Semaine de travail de 40 heures

Comme ils sont assis à la réception, ils devront être au bureau 5 jours par semaine.

CODE VESTIMENTAIRE:
Tenue professionnelle décontractée

Les jeans sont autorisés

N’hésitez pas à me contacter directement pour toute demande de renseignements à [email protected] ou au 514-798-7683.

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EXCELLENT opportunity for candidates who are looking for an opportunity in AVIATION. Motivation & soft skills will be your KEY differentiator. Please apply if you are looking for an exciting new challenge!

THIS POSITION REQUIRES A PRESENCE IN THE OFFICE 5 DAYS/WEEK – NO REMOTE WORK.

MAIN TASKS:

  • This person will be supporting mainly Martin and Stuart and 2 other Managers (Quality manager and their station Manager)
  • They will be working in the front desk;
  • They will be greeting customers and vendors and they need make sure that they are signed into the building
  • They need to make sure that all visitors have a badge and have someone who will accompany them
  • When visitor leave, they will need to ask for badge back and fill out a document of what was done ( if they came in for a facility maintenance repair)
  • They will need to make sure that customer is taken care of, make sure to offer coffee or bring them to the conference room
  • When they have visitors that come in office for a conference, they need to make sure that they have supplies (office supplies, lunch for the visitors) and have conference rooms booked.
  • If managers are traveling – this person will need to support on traveling accommodations (hotel and flight)
  • They can be verification of expenses and then they would send it off to invoicing quality department
  • They will be responsible for organizing new employment request; make sure employee starts their onboarding process , get employee’s ID number, email number, account number, access permission, screens and laptop and office supply to get person set up for their first day
  • If new or current employees have IT issues – they will be responsible for coordinate issues, send out ticket and send out email request, request access for employees and get approval from manager.
  • They will be responsible for ordering office supplies, internally (coffee, paper, ink, supplies- binder, pens), printer read outs – for invoice purposes
  • They will be running and coordination office services – when it comes to maintenance of building inside and out as well as printing and supply services.
  • When coordinating maintenance of building, they will be asked to source for new supplier and ask for quotes and get approved by managers.
  • They will be asked to do filling of all the qualification documents (certificate for training, training and qualification sheets that need to be up to date), this information also needs to be scanned and uploaded in the system in SAP.
  • They can be asked to send out office emails and notes
  • They can be asked to build power point presentations for larger meetings, conferences
  • They need to be comfortable in MS office
  • They will also be responsible for help with tracking the productive hours- This is a clock in system and make sure that everything is up to date in the system. The hours that are reported for production need to show up in the SAP system so they need to make sure that it is accurate.

ADDITIONAL SKILLS & QUALIFICATIONS:MUST HAVES:

  • 1-5+ years of admin assistant experience
  • Bilingual – English/ French verbal and written
  • MS office
  • Power point experience

ASSET:

  • SAP
  • Excel – vlook up/ pivot tables
  • Speaks german

TEAM:

  • They will be support 4 managers
  • The office is made up of 8 people and in the shop floor 30 employees

OFFICE:

  • Monday to Friday : 6:30am/ 7:30am – 3:30pm/4:30pm, there is flexibility but needs to come in between 6:30am-7:30am.
  • 40-hour work week
  • Because sitting at front desk, they will need to be in office 5 days a week

DRESS CODE:

  • Business casual
  • Jeans are allowed

Feel free to contact me directly with any inquiries at pvelarde @astoncarter.com or 514-798-7683.

Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 / Numéro du permis d’agence de placement de personnel : AP-2000486

À propos d’Aston Carter:
Aston Carter, une division d’Aerotek, est un fournisseur d’envergure mondiale de services de recrutement et de dotation de personnel pour les sociétés à la recherche de professionnels du milieu des affaires hautement spécialisés. Aerotek est une société en exploitation d’Allegis Group, un fournisseur multinational de solutions en matière de talent.

Aston Carter s’engage fermement à offrir un service de premier ordre aux clients et aux professionnels du milieu des affaires dans un vaste éventail de disciplines, notamment la comptabilité, la finance, la gouvernance ainsi que la gestion du risque et de la conformité. Avec plus de 60 bureaux en Europe, Asie et Amérique du Nord, Aston Carter offre une expertise locale, régionale et mondiale pour répondre aux besoins uniques de ses clients.

Reconnu “best of staffing” par nos clients et le talent que nous recrutons, Aston Carter s’engage à livrer un service hors pair a tous nos partenaires d’affaire.

Numéro du permis d’agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec)

Numéro du permis d’agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)

About Aston Carter:
Aston Carter is a distinguished global provider of recruitment and staffing services to companies requiring highly specialized business professionals. As a Best of Staffing® Client and Talent leader, Aston Carter has an unrivaled commitment to delivering first class service to clients and business professionals across a variety of disciplines, including Accounting and Finance as well as Governance, Risk and Compliance. With more than 60 offices across Europe, Asia Pacific and North America, Aston Carter provides local, regional and global expertise to drive value and meet our customers’ unique needs. Aston Carter is a division of Aerotek. Aerotek is an operating company of Allegis Group, a global talent solutions provider.

The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regards to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law.

Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec)

Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec)

About the Company

Company: Aston Carter –

Company Location:  Dorval, QC

Estimated Salary:

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